Du hast eine gute Projektidee und weißt auch schon, wo du Fördergelder dafür beantragen kannst. Aber wie schreibst du einen überzeugenden Antrag? Vielleicht hast du sogar schon ein Antragsformular, und die vielen Punkte, die es auszufüllen gilt, machen dir Sorge. Was ist wichtig? Was solltest du unbedingt beachten?

Dieser Artikel nennt fünf wichtige Schritte, die du beim Schreiben des Antrages beachten solltest, beschreibt die acht wichtigsten Punkte eines Antrages und gibt dir anhand eines fiktiven Projektes konkrete Praxisbeispiele.

5  Schritte zum erfolgreichen Antrag

Was du nicht tun solltest:

Einen Antrag schreiben und ihn nach dem Gießkannenprinzip an möglichst viele Förderer versenden. Besser ist, du suchst dir drei bis fünf Fördermöglichkeiten, die wirklich realistisch sind. Schreibe dann einen Antrag, den du auf den einzelnen Förderer und seine Förderziele abstimmst. Je besser es dir gelingt, die Beschreibung deines Projektes nach den Förderkriterien auszurichten, umso höher sind deine Förderchancen.

Gehe den Antrag an wie ein Bewerbungsschreiben.

Wenn du dich um eine neue Stelle bewirbst, stellst du dich im besten Licht dar. Du versuchst in deiner Bewerbung darzustellen, dass du alle Anforderungen der Stellenausschreibung erfüllst, alle notwendigen Qualifikationen mitbringst.

Mach es im Antrag genauso. Prüfe die Anforderungen und zeige dann, dass dein Projekt ihnen entspricht. Schaue dir die Förderziele deines potentiellen Förderers an: Was liegt ihm am Herzen? Welches Problem will er lösen? Informationen hierzu findest du bei Stiftungen in der Satzung, bei öffentlichen Förderprogrammen in den Ausschreibungen oder auf der entsprechenden Internetseite. Diese Ideen und Ziele bringst du in deinen Antrag mit ein. Nutze Formulierungen, die du gefunden hast, in deinem Antrag dort, wo sie passen und ergänze sie um eigene Worte. Arbeite mit den Worten und Ideen deines potentiellen Förderers, damit unterstreichst du, dass dein Projekt seinen Förderzielen entspricht.

Nimm Kontakt mit dem Förderer auf und stelle dein Projekt in drei Sätzen vor:

Was planst du für welche Zielgruppe um welches Problem zu beheben? Frage, ob eine Förderung für dein Anliegen möglich ist. Insbesondere bei kleineren Stiftungen ist das sinnvoll, in einem solchen Gespräch kannst du erfragen,

• ob es Fristen gibt,
• bis wann du den Antrag einreichen solltest,
• ab wann du mit einer Entscheidung rechnen kannst,
• ob die Förderhöhe xy für die Stiftung machbar ist.

Ist das Stiftungsbudget bereits für andere Projekte verplant, erfährst du es hier und kannst dir die Arbeit sparen, einen Antrag zu stellen. Möglicherweise kann dir deine Kontaktperson aber eine alternative Fördermöglichkeit nennen. Viele Stiftungen sind vernetzt und wissen umeinander. Nutze die Gelegenheit und frage danach.

Plane genug Zeit ein und schaffe dir Freiraum.

Ein guter Antrag schreibt sich nicht nebenher, je größer das Projekt, umso mehr Zeit musst du einplanen. Gehe davon aus, dass in dieser Zeit einiges von deiner Regelarbeit zurückstehen oder von anderen erledigt werden muss und plane das von vornherein ein.

Nimm dir auch genug zeitlichen Vorlauf. Ich empfehle dir mindestens sechs Wochen vor Abgabefrist mit dem Schreiben zu starten. Dann hast du zeitlichen Puffer, wenn was dazwischenkommt. Und meiner Erfahrung nach kommt meistens was dazwischen, und sei es nur die Grippe bei dir oder einer Kollegin, auf deren Zuarbeit du angewiesen bist. Ist dein Projekt das Gemeinschaftswerk von vielen Beteiligten, plane lieber mehr Zeit ein, so das geht. Die Abstimmung mit mehreren Personen dauert und nicht jeder Kollege gibt dem Antrag die gleiche Priorität wie du.

Gib deinem Antrag einen roten Faden, eine innere Logik.

Jeder Teil deines Antrages sollte den anderen ergänzen und zu dem nächsten Punkt hinführen. So entsteht am Ende ein schlüssiger Antrag mit guten Förderchancen. Das ist die Kunst und die Herausforderung. Dazu gebe ich dir im nächsten Teil dieses Artikels viele Beispiele anhand eines konkreten Projektes, ich habe dafür das Projekt Gemeinschaftsgarten ausgewählt.

Doch nun zum Inhalt. Je nach Zuwendungsgeber sehen Anträge sehr unterschiedlich aus. Manche haben ein durchaus umfangreiches Antragsformular und wollen viel zu deinem Projekt wissen. Andere wieder geben gar keine formalen Vorgaben, ihnen reicht ein formloser Antrag.

Ich werde dir nun acht Punkte nennen, die auf jeden Fall in deinem Antrag enthalten sein sollten.

Los geht´s!

Acht Punkte, die auf jeden Fall in deinen Antrag gehören

1. Fangen wir mit dem einfachsten an: Daten des Antragstellers

Hierzu gehört

• der Name der Organisation/des Vereines,
• die Rechtsform – Verein, gemeinnützige GmbH, Kirchengemeinde
• Ansprechperson für den Antrag/das Projekt und Vertretungsberechtigte/r deiner Organisation, falls das nicht die gleiche Person ist.
• Adresse und Kontaktdaten – Telefon, Mail, Homepage
• Eventuell ergänzen um Bankverbindung deiner Organisation, eine private Bankverbindung wird von den meisten Förderern nicht akzeptiert. Kontoinhaber muss deine Organisation sein.

2. Beschreibung des Antragstellers

Nach diesen Daten interessiert deinen Förderer, wer deine Organisation ist: Ist sie in der Lage, das beantragte Projekt durchzuführen? Hat sie die Erfahrung, die Kompetenz dazu? Hat sie genug Personal? Ist sie vor Ort gut vernetzt? Hat sie oder ihr Kooperationspartner Zugang zur Zielgruppe?

Diese Fragen sollte deine Trägerbeschreibung beantworten. Denk an die Bewerbung, zeige hier, was deine Organisation kann. Nenne die Felder, in denen sie tätig ist, und seit wann. Betreibt ihr seit 15 Jahren ein Kinder- und Jugendcafé mit xy Besuchern im Jahr und seid Träger einer offenen Tür, dann schreib das hier. Es zeigt eure Erfahrung und Kompetenz im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit und spricht definitiv für euch als Projektträger. Nenne alle Felder, in denen ihr tätig seid, aber beschreibe die Felder, die für das Projekt relevant sind etwas ausführlicher.

Du kannst hier auch schreiben, wie viele haupt- und ehrenamtliche Mitarbeitende deine Organisation hat, denn sie sind eine wichtige Ressource für dein Vorhaben. Das zeigt deinem Förderer, dass nicht alles an einer Person hängt und spricht für Belastbarkeit deiner Organisation.

Die Beschreibung des Antragstellers sollte nicht mehr als eine halbe bis 2/3 DIN A 4 Seite umfassen.

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Der rote Faden

Hier säst du deinen ersten Samen für dein Projekt

Beispiel Gemeinschaftsgarten:

Du erwähnst ein Grundstück, das deiner Organisation gehört und für einen Garten gut geeignet wäre.

Du zählst Angebote deiner Organisation auf, an der die Zielgruppe deines Projektes teilnimmt.

Du planst den Gemeinschaftgarten als integratives Projekt und beschreibst deshalb vertieft deine Erfahrungen in der Integrationsarbeit.

Du beschreibst die guten Beziehungen zu einer örtlichen Gärtnerei, die in deinem Projekt eine Rolle spielen wird.

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3. Beschreibung der Problemlage

Mit diesem Punkt begründest du, warum dein Projekt wichtig und notwendig ist. Du beschreibst die Ausgangssituation bei dir vor Ort und das Problem, zu dessen Lösung dein Projekt beitragen soll. Wenn du kannst, unterfüttere das mit Zahlen die zu deinem Projekt passen, wie zum Beispiel Prozentzahl der Menschen mit einer bestimmten Problemlage, Anzahl der Menschen in deiner Region, die zu deiner Zielgruppe gehören und so weiter.

Richte auf jeden Fall die Beschreibung der Ausgangssituation nach den Förderzielen deines Förderers aus.

Dieser Punkt sollte ungefähr eine halbe Seite umfassen.

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Der rote Faden 

Beispiel Gemeinschaftsgarten

Beantragst du bei einer Umwelt-Stiftung beschreibst du als Problemlage die städtische Wohnsituation deiner Zielgruppe, die keinen Zugang zur Natur, zu Pflanzen, Säen und Ernten haben.

Beantragst du bei einer integrativen Stiftung beschreibst du hier fehlende Plattformen der Begegnung für deine Zielgruppen.

Beantragst du bei einem Programm für Gesundheit beschreibst du hier zum Beispiel die unausgewogene Ernährung vieler Kinder und Jugendlicher.

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4. Die Zielgruppe

Beschreibe hier möglichst genau die Menschen, die du mit dem Projekt ansprechen willst. Welcher Altersgruppe gehören sie an? Welchen Hintergrund haben sie? Welche Problemlagen? Wie ist ihre soziale Situation?

Unter Umständen musst du zwischen einer direkten und einer indirekten Zielgruppe unterscheiden. Suchst du Ehrenamtliche als Lesepaten für Kinder im Kindergarten sind die Kinder deine direkte Zielgruppe, denn ihnen nutzt das Projekt. Die Menschen, die du als Ehrenamtliche gewinnen willst, sind deine indirekte Zielgruppe. Nenne auf jeden Fall beide Zielgruppen.

Mit einer halben Seite solltest du hier auskommen, manchmal reicht auch weniger.

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Der rote Faden

Beispiel Gemeinschaftsgarten

Bei der Formulierung der Problemlage hast du deine Zielgruppe schon eingeführt, jetzt beschreibst du sie. Gerade an dieser Stelle sollte die innere Logik deines Antrages sehr klar zu sehen sein.

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5. Die Ziele deines Projektes

Vielleicht gehörst du zu den vielen Menschen, die mit diesem Punkt Schwierigkeiten haben, denn hier werden häufig die Ziele mit den Maßnahmen und Aktivitäten vermischt. Für unser Beispielprojekt wäre das Ziel nicht der Aufbau eines Gemeinschaftgartens, das ist die Maßnahme des Projektes, mit der das Ziel erreicht werden soll. Das Ziel beschreibt die Wirkung deines Projektes.

Stelle dir vor, dein Projekt wäre bestmöglich gelaufen, was hätte sich dann bei deiner Zielgruppe geändert? Was wäre anders als vor deinem Projekt? Diesen Zustand beschreibst du als dein Ziel.

Hierbei gibt es drei mögliche Wirkungen:

• Deine Teilnehmenden haben neues Wissen, neue Fertigkeiten oder Fähigkeiten erlernt oder vertieft, können sich eine Meinung bilden und diese auch vertreten
• Das Handeln deiner Teilnehmenden hat sich verändert
• Die Lebenssituation deiner Teilnehmenden hat sich geändert (Bildung/Ausbildung, finanzielle Situation, soziale Situation oder anderes)

Versuche bei der Zielformulierung so konkret wie möglich zu sein. Im Verwendungsnachweis wirst du gefragt werden, ob du dein Projektziel erreicht hast, also bleibe realistisch in der Formulierung und leg dir im Antrag nicht selbst ein Ei, weil du zu hoch hinaus willst.

Wichtig ist, dass dein Ziel mit dem Problem korrespondiert, das du in der Beschreibung der Ausgangssituation formuliert hast. Auch hier greift bei deinem Antrag eins ins andere: Du beschreibst ein Problem, das Ziel, das du formulierst trägt dazu bei, genau dieses Problem zu lösen.

Die Zielformulierung ist anspruchsvoll, deshalb wird es dazu einen eigenen Beitrag auf diesem Blog geben.

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Der rote Faden

Beispiel Gemeinschaftsgarten

Ziel Umwelt: Durch eigenes Pflanzen, Säen und Ernten entwickeln die Teilnehmenden eine wachsende Sensibilität für die Bedürfnisse der Natur in ihrem direkten Umfeld.

Ziel Integration: Mit dem Gemeinschaftsgarten besteht eine Begegnungsplattform, in der Gruppe x und Gruppe y gemeinsam ihre Freizeit gestalten.

Ziel Ernährung: Die Teilnehmenden wissen um die Wichtigkeit einer gesunden Ernährung und können verschiedene Gerichte selber zubereiten.

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6. Die Maßnahmen des Projektes

Beschreibe hier die konkreten Aktivitäten deines Projektes. Du machst es dem Leser einfacher, wenn du das chronologisch aufbaust, so dass der Ablauf deines Projektes erkennbar ist. Was findet als erstes statt? Was kommt danach? Welche Methoden werden angewandt? Du kannst deine Aktivitäten konkreten Zeiträumen oder Daten zuordnen, das macht den Ablauf noch klarer.

Zu den Maßnahmen des Projektes gehören nicht nur die Aktivitäten mit der Zielgruppe, sondern auch wichtige organisatorische Elemente deines Projektes wie die Gewinnung von Personal, Raumsuche, wenn du ein festes Angebot aufbaust, Absprachen mit Kooperationspartnern, die eine wichtige Rolle in deinem Projekt spielen, Vernetzungstreffen oder Runde Tische, eine Teilnehmerbefragung oder Evaluation und so weiter.

Beschreibe die Maßnahmen für die Zielgruppe so, dass im Kopf des Lesenden ein Bild entsteht, male mit Wörtern und bringe ihn innerlich zum Nicken.

Alle hier beschriebenen Maßnahmen und Aktivitäten sind Bausteine auf dem Weg zu deinem Ziel. Der Zusammenhang muss klar erkennbar sein und sie müssen geeignet sein, dein Ziel auch tatsächlich zu erreichen.

Dieser Punkt wird wohl der umfangreichste deines Antrages sein, seine Länge hängt ab von dem Umfang deines Projektes. Eine halbe Seite ist das Minimum, das du hier schreiben solltest.

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Der rote Faden

Planst du den Gemeinschaftsgarten als Integrationsprojekt und deine Maßnahme ist ein großes eintägiges Fest, ist das zwar ein nettes Projekt, wird aber nicht ausreichen, um dein Ziel zu erreichen. Entweder änderst du deine Zielformulierung oder planst weitere Maßnahmen.

Planst du ein Ernährungsprojekt und führst einen Musikworkshop durch, fragt sich dein Förderer, wo der Zusammenhang ist. Auch hier gilt: Entweder erweiterst du deine Problembeschreibung und deine Ziele, oder du lässt diesen Workshop weg.

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7. Der Projektzeitraum

Der Projektzeitraum ist ein sehr wichtiges Element deines Antrages, wähle ihn mit Bedacht. Das hat folgende Gründe:

Wird dein Antrag bewilligt, übernimmt dein Zuwendungsgeber meistens den Zeitraum, den du in deinem Antrag angegeben hast, als Bewilligungszeitraum. Das hat Konsequenzen für die Kosten des Projektes, denn sie sind nur förderfähig und werden von deinem Zuwendungsgeber anerkannt, wenn sie innerhalb dieses Projektzeitraumes angefallen sind.

Deshalb solltest du den Projektzeitraum nicht mit Beginn der ersten Projektmaßnahme festlegen. Plane genügend Vor- und Nachlauf rund um die konkreten Aktivitäten ein. Häufig fallen schon Ausgaben vor der ersten Maßnahme an, du kannst am besten beurteilen, wie viel Vorlauf du zum Planen und Vorbereiten der Aktivitäten brauchst und welche Ausgaben dabei anfallen werden. Nach der letzten Maßnahme gilt das gleiche, nicht immer trudeln Rechnungen zeitnah ein. Plane deshalb einen Puffer von mindestens vier Wochen nach Projektende ein.

Ein zweiter wichtiger Grund ist, dass viele Förderer keine bereits begonnenen Projekt fördern. Manche erlauben den Projektstart auf eigenes Risiko, nachdem der Antrag eingereicht wurde. Dann beantrage mit Einreichung deines Antrages gleich einen sogenannten vorzeitigen Maßnahmebeginn mit. Andere wieder erlauben den Projektstart erst nach der Bewilligung. Berücksichtige das unbedingt, wenn du den Projektzeitraum festlegst.

8. Der Kosten- und Finanzierungsplan

Ganz wichtig bei deinem Antrag ist der Kosten- und Finanzierungsplan. Er listet die Kosten deines Projektes auf und zeigt, mit welchen Geldern du diese Kosten finanzierst. Und natürlich beinhaltet er die Summe, die du bei deinem Förderer beantragen willst. Hier solltest du sehr sorgfältig arbeiten, gehe deine Projektaktivitäten durch und liste alle Kosten auf, die dazu anfallen. Prüfe in den Förderbedingungen, ob diese auch alle förderfähig sind.

Zum Kosten- und Finanzierungsplan gibt es viel zu sagen, deshalb habe ich diese Informationen in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.

Letzte Schritte

Hast du diese acht Punkte alle abgearbeitet, steht dein Antrag. Denke daran, ihn rechtskräftig zu unterschreiben bzw. unterschreiben zu lassen. Hast du für deine Organisation keine Vertretungsberechtigung, dann kannst du das nicht tun.

Notwendige Anlagen

Lege die notwendigen Anlagen bei, in der Regel den Nachweis der Gemeinnützigkeit und den Handelsregister- oder Vereinsregisterauszug. Wenn du eins hast, kannst du auch das Konzept des Projektes oder eine ausführlichere Projektbeschreibung beilegen. Hast du Investitionskosten zur Anschaffung größerer Gegenstände beantragt, wünschen manche Förderer einen oder sogar drei Kostenvoranschläge. Prüfe das in den Förderbedingungen und lege sie bei Bedarf bei.

Mache dir auf jeden Fall eine Kopie deines kompletten Antrages und hefte ihn ab, fertig! Jetzt kann er ab in die Post, ich wünsche dir viel Erfolg!

Außer den hier vorgestellten Punkten gibt es noch jede Menge anderer Fragen, die in einem Antrag auftauchen können: Öffentlichkeitsarbeit, Partizipation der Zielgruppe, Nachhaltigkeit, Innovation, Evaluation, Kurzdarstellung des Projektes und andere mehr. Ich werde sie nach und nach im Blog vorstellen. Also schau mal wieder rein, es wird sich lohnen