Manche Förderer wünschen im Antrag einen Zeitplan deines Projektes, gerne auch mit Meilensteinen. Wie du sowas angehen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.

Wozu ein Zeitplan?

Ein Zeitplan im Antrag ist nicht völlig ohne Sinn und Zweck, er gibt deinem Förderer verschiedene Infos zu dem beantragten Projekt. Dazu gehören zum Beispiel diese:

• Er ergänzt deine Maßnahmebeschreibung und zeigt deinem Förderer, die Schritte, in denen du dein Projekt umsetzt.
• Hier kannst du noch einmal zeigen, dass du strukturiert und planvoll vorgehst, für einen Förderer, der dir sein Geld anvertraut, keine ganz unwichtige Information.
• Einige Förderer wünschen auch, dass du den einzelnen Schritten die jeweiligen Projektausgaben zuordnest, das hilft ihnen insbesondere bei mehrjährigen Projekten, ihre eigenen Mittel einzuteilen.

Läuft dein Projekt nur wenige Wochen oder Monate, wird dein Förderer vermutlich keinen Zeitplan von dir erwarten. Anders sieht das schon wieder bei mehrjährigen Projekten aus. Für diesen Beitrag und die Beispiele gehe ich deshalb von einem länger dauernden Projekt aus.

Wie baust du einen Zeitplan auf?

Zum Aufbau eines Zeitplans gibt es sicher unterschiedliche Methoden, ich baue ihn immer in drei Phasen auf.

1. Einrichtung des Projektes

2. Verstetigung des Projektes

3. Abschluss des Projektes

Wie lange die einzelnen Projektphasen dauern, hängt natürlich von der Gesamtlaufzeit deines Projektes ab. Für die Einrichtungsphase gehe ich je nach Komplexität des Projektes von drei bis sechs Monaten aus. Der Abschlussphase des Projektes gebe ich sechs Monate, die Zeit dazwischen, die je nach Projektdauer variiert, ist die Verstetigungsphase. Die einzelnen Phasen schauen wir uns gleich an, nun geht es erst noch um den Inhalt.

Welche Tätigkeiten nimmst du in den Zeitplan auf?

In den Zeitplan nehme ich nicht jede kleine Tätigkeit auf, beschränke mich aber auch nicht auf die reinen Projektmaßnahmen. Vielmehr lasse ich hier das einfließen, was ich in den vorherigen Punkten des Antrags beschrieben habe. Natürlich gehören dazu auch die Projektmaßnahmen, darüber hinaus sind es aber auch diese Punkte:

• Habe ich eine Evaluation im Antrag benannt, dann kommt dieser Punkt in den Zeitplan, und zwar in jeder Projektphase. Evaluation sagt dir nichts? Dann schau in den Beitrag Einfache Wege zur Evaluation
• Habe ich mein Projekt als partizipativ beschrieben, kommt in jede Projektphase ein Punkt „Wünsche, Bedarfe und Interessen der Teilnehmenden werden aufgenommen, geprüft und fließen soweit möglich in die Projektaktivitäten ein“
• Habe ich einen Transfer des Projektes im Antrag beschrieben, so kommt auch das in den Zeitplan, zum Beispiel so: „Beschreibung aller wichtigen Projektvorgänge und Arbeitsabläufe zur Vorbereitung eines Projekttransfers“. Genaueres dazu findest du im Beitrag Projekttransfer – ein Plus für deinen Antrag
• Habe ich eine Projektdokumentation oder ein Handbuch angekündigt, so kommt die Erstellung derselben in den Zeitplan
• Gleiches gilt, falls ich Ehrenamtliche für mein Projekt gewinnen will, die es eventuell nach Ablauf der Projektförderung in abgespeckter Form weiterführen sollen. Ihre Gewinnung und Einarbeitung gehört in den Zeitplan.

Du siehst, letzten Endes finden sich wesentliche und tragende Elemente deines Projektes im Zeitplan wieder. Nun ist vielleicht für dich ein Projekttransfer kein tragendes Element deines Projektes. Beim Zeitplan solltest du aber immer auch berücksichtigen, was für deinen Förderer wichtig ist und für ihn vielleicht den Ausschlag gibt, dein Projekt zu fördern und nicht das eines anderen. Die Transferfähigkeit kann durchaus ein solch entscheidendes Kriterium sein.

Zurück zu den Projektphasen, schauen wir sie uns kurz nochmal an. Noch kurz als Info vorab: ich gestalte den Zeitplan als Aufzählung, obendrüber stelle ich den Zeitraum – „Monat 1-4“ zum Beispiel – darunter kommen die Punkte, die ich dieser Phase des Projektes zuordne. Formuliere den Zeitplan so ausführlich wie nötig, aber so knapp wie möglich. Eine Beschreibung der Aktivitäten gehört hier nicht mehr hin, das hast du ja alles in der Maßnahmebeschreibung schon erledigt. Eine kurze Nennung reicht hier also völlig aus.

Die erste Phase – Einrichtung des Projektes

Die erste Phase, die Einrichtung des Projektes, beschreibt die Tätigkeiten, die mit dem Projektstart verbunden sind, also all das, was zu Beginn eines Projektes anfällt:

• Mitarbeitende einarbeiten, das können Honorarkräfte aber auch fest angestellte Projektkräfte sein
• Eventuell Aktivitäten konzeptionieren, falls das noch nicht geschehen ist
• Materialien besorgen, die für die Aktivitäten benötigt werden
• Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit erstellen – Homepage? Printmedien wie Flyer, Plakate oder ähnliches? Social Media? Presse?
• Infos zum Projekt in das Netzwerk geben
• Kooperationspartner informieren
• Aktivitäten planen und terminieren, sowie die dazu notwendigen Schritte erledigen wie Räume anmieten, ReferentInnen engagieren und so weiter
• Kontakt zur Zielgruppe aufnehmen und das Projekt bewerben

Die zweite Phase – Verstetigung des Projektes

Hierhin kommen all die Tätigkeiten, die nach der Einführung regelmäßig im Projekt laufen. Einige davon habe ich dir schon genannt – Evaluation, Ehrenamtliche gewinnen und so weiter – was darüber hinaus immer wieder getan werden muss, sind zum Beispiel diese Tätigkeiten:

• Öffentlichkeitsarbeit
• Maßnahmeplanung 1. oder 2. Halbjahr
• Maßnahmen bewerben und durchführen
• Netzwerkaktivitäten, je nachdem, welcher Art dein Projekt ist, sind vielleicht auch Netzwerktreffen, an denen deine Projektkraft teilnimmt, wichtig, zu benennen

Diese Aufzählung ist ebenso wie die beiden vorherigen nicht abschließend, was genau hier genannt werden sollte, hängt immer von dem Inhalt deines Projektes ab.

Bei mehrjährigen Projekten unterteile ich die Verstetigungsphase meist. Ich beschreibe per Aufzählung einen Zeitraum von 6-8 Monaten, so dass sich inklusive der Einführungsphase ungefähr ein Jahr – also 12 Monate – ergibt. Schau, ob das für dein Projekt passt, sonst wähle einen anderen Zeitraum.

Die Folgejahre der Projektlaufzeit benenne ich dann nur noch. Hier führe ich nicht für jedes Jahr die Aktivitäten einzeln auf und wiederhole mich damit nur noch. Das erspare ich mir und meinem Förderer und schreibe, dass die Aktivitäten der Monate 7-12 wiederholt werden.

Abschlussphase

Der Abschlussphase gebe ich wieder sechs Monate. Auch hier schreibe ich, dass sich die Aktivitäten der Monate x bis y hier wiederholen, darüber hinaus aber zum Beispiel noch folgende Tätigkeiten anfallen

• Verwendungsnachweis erstellen
• Abschlussbericht, Projektdokumentation, Handbuch, was auch immer du im Antrag angekündigt hast, muss hier fertiggestellt werden
• Ehrenamtliche nicht vergessen, soll es in deinem Projekt eine Weiterführung geben, dann wird sie hier umgesetzt

Damit steht dein Zeitplan.