Kategorie „Alte Schätze“

Über die Jahre haben sich im Blog viele Beiträge angesammelt, darunter einige Schätze, die es wert sind, gehoben und noch einmal gelesen zu werden. Einer davon ist dieser hier, erstmals veröffentlicht im November 2018: 

So organisierst du Fristen und Auflagen

Für dein Projekt ist eine Förderung bewilligt worden, herzlichen Glückwunsch, du hast es geschafft! In der Regel teilt dir dein Förderer die frohe Nachricht schriftlich mit in dem sogenannten Bewilligungs- oder Förderbescheid. Dieser Bewilligungsbescheid kann neben der Fördersumme noch viele andere wichtige Informationen enthalten. Über Fristen, die du beachten musst oder Auflagen, die du erfüllen sollst. In diesem Beitrag stelle ich dir die wichtigsten vor und gebe dir eine Checkliste Bewilligung, die dir die Organisation dieser Fristen und Auflagen einfacher macht.

Ordnung ist das halbe Leben…

Fördermittel sind mit Schriftverkehr verbunden, das fängt beim Antrag an, bis zum Verwendungsnachweis wird das ein oder andere Schriftstück noch dazu kommen. Ich gehe davon aus, dass du den Antrag abgeheftet hast. Ich empfehle dir dringend, auch alle anderen Unterlagen mit dazu zu heften. Kommuniziere ich per Mail mit einem Förderer, druck ich auch diese aus und hefte sie ab. So habe ich immer alles an einem Ort und kann im Zweifel schnell nachschauen, was gelaufen ist, wie der Sachstand ist und so weiter.

Für einen solchen Ordner habe ich dir eine Checkliste  erstellt, die alle relevanten Infos enthält. Du heftest diese Checkliste am besten obenauf in dem Ordner ab und hast damit auf einen Blick alle wichtigen Infos. Welche genau das sind und wieso sie wichtig sind, das erkläre ich dir Stück für Stück.

Der Bewilligungsbescheid

Alle Infos der Checkliste findest du im Bewilligungsbescheid. Diese Bescheide können sehr unterschiedlich aussehen: Manche sind sehr umfangreich und haben viele Auflagen, andere sind sehr kurz gehalten und habe wenige oder gar keine Auflagen.

Lies dir den Bescheid auf jeden Fall aufmerksam durch!!!

Auch wenn das keine spannende Lektüre ist, ist es sehr wichtig, dass dir keine Info durchgeht! Das könnte Folgen für die Förderung haben, die du vermeiden kannst.

Übertrage dann die Infos, die dein Bewilligungsbescheid enthält, in die Checkliste. Punkte der Checkliste, die für dich nicht relevant sind, kannst du einfach löschen oder streichen.

Ich erkläre dir die einzelnen Punkte in der Reihenfolge, wie sie auch in der Checkliste genannt werden. Los geht’s

Name des Projektes

Klingt jetzt banal, du weißt ja wohl, wie dein Projekt heißt…. Übernimm aber auf jeden Fall den Namen, den dein Förderer deinem Projekt in seinem Bewilligungsbescheid gegeben hat. Das ist auch der Name, unter dem er dein Projekt in seinen Akten führt, dieser Name kann von deiner internen Bezeichnung abweichen. Solltest du mit dem Förderer kommunizieren, ist es für die Zuordnung hilfreich, wenn du seine Projektbezeichnung nutzt.

Daten zur Förderung

Hat dein Förderer ein Aktenzeichen vergeben, musst du dieses bei jedem Schriftverkehr mit angeben. Dazu ist es einfach praktisch, wenn du das von der Checkliste ablesen kannst und nicht erst wieder die Akte durchwühlen musst.

Name des Förderers, Bewilligungsdatum und Fördersumme verstehen sich denke ich von alleine.

Bewilligungszeitraum

Der Bewilligungszeitraum ist eine sehr wichtige Größe, die du unbedingt im Auge behalten solltest! Das ist der Zeitraum, in dem du dein Projekt durchführen und abschließen wirst. Und in dem alle Kosten deines Projektes anfallen. Viele Förderer erkennen Kosten, die nach dem Bewilligungszeitraum entstehen, nicht an. Hier musst du also aufpassen, willst du nicht einen Teil deiner Förderung verlieren.  

Das Projekt verzögert sich

Verzögert sich dein Projekt und kannst du absehen, dass auch nach Ende des Bewilligungszeitraumes noch Kosten anfallen werden, nimm unbedingt Kontakt mit deinem Förderer auf und bitte um Verlängerung. Mach das aber, bevor der Bewilligungszeitraum abgelaufen ist.

Ich habe das schon bei diversen Projekten machen müssen, besonders bei Bauvorhaben kann der Zeitplan oft nicht eingehalten werden. Wenn du die Gründe gut erklärst, sollte eine Verlängerung kein Problem sein.

Kalendereintrag

Willst du ganz auf Nummer sicher gehen, trage dir vier Wochen vor Ende des Bewilligungszeitraumes eine Erinnerung in den Kalender ein. Dann kannst du prüfen, ob das Projekt noch mehr Zeit benötigt und du einen Änderungsantrag stellen solltest.

Fördervertrag

Manche Förderer wünschen eine Bestätigung der Bewilligung oder einen Fördervertrag. Der liegt der Bewilligung meistens bei und muss rechtskräftig unterschrieben wieder an den Förderer zurück gesandt werden. Eine Kopie gehört natürlich in deine Akte.

Mittelabruf

Im Bewilligungsschreiben steht, wie du an die bewilligten Fördergelder kommst. Manche Förderer überweisen den Betrag nach der Bewilligung auf das Konto deiner Organisation. Manche tun das erst nach Abschluss deines Projektes, nachdem sie deinen Verwendungsnachweis geprüft haben.

Bei manchen musst du die Mittel aber auch abrufen, nicht selten steht im Bewilligungsbescheid auch ein Datum, bis zu dem das spätestens passieren muss. Verpasst du diesen Termin, verfallen die Mittel. Diese Frist solltest du also auf jeden Fall im Auge behalten.

Wenn ich einen Bewilligungsbescheid erhalte, trage ich mir diese Frist direkt in meinen Kalender ein. Und zwar doppelt: Einmal trage ich das Datum ein, an dem die Frist endet und einmal – je nach Aufwand des Mittelabrufes – eine Erinnerung an diese Frist mit angemessenem Vorlauf. Was angemessen ist, musst du selbst entscheiden. Es hängt von dem Aufwand ab, mit dem der Mittelabruf verbunden ist. Musst du Belege mit einreichen? Ist dein Vorhaben groß und sind es viele Belege? Machst du das ehrenamtlich oder hauptamtlich und wie viel Zeit kannst du in einer Woche erübrigen? Vier Wochen vorher ist aber sicher keine schlechte Marge.

Zwischenberichte

Hast du ein mehrjähriges Projekt, sind in der Regel Zwischenberichte fällig. Trage dir diese Daten mit ausreichend Vorlauf auch in deinen Kalender ein.

Verwendungsnachweis

Wünscht dein Förderer einen Verwendungsnachweis, findest du im Bewilligungsbescheid den Termin, bis zu dem du ihn liefern musst. Diesen Termin trage ich in die Checkliste und ebenso in meinen Kalender ein. Auch hier trage ich mir eine zusätzliche Erinnerung mit entsprechendem Vorlauf ein.

Belege

Für viele Verwendungsnachweise wirst du die Ausgabebelege deines Projektes einreichen müssen, Infos dazu findest du im Bewilligungsbescheid. Damit wenn es soweit ist nicht die große Suche losgeht, empfehle ich dir, Kopien der Belege zu sammeln oder eine Liste zu führen, in der du die Ausgaben des Projektes festhältst. Bist du nicht selber im Projekt involviert, sprich das mit der Person ab, die für das Projekt verantwortlich ist.

Ich kann dir aus Erfahrung sagen, dass es auch bei kleineren Projekten schwierig und sehr zeitaufwändig ist, im Nachgang alle Belege zusammen zu suchen. Es ist deshalb sinnvoll, bereits bei Projektbeginn die Weichen für den Verwendungsnachweis zu stellen, um dir diesen Aufwand zu ersparen.

Zweckbindung

Bei einer Baufinanzierung sind Förderungen manchmal mit einer Zweckbindung verbunden. Der Förderer erwartet dann von deiner Organisation, dass das geförderte Gebäude in den nächsten 15, 20 oder 25 Jahren zu dem beantragten Zweck genutzt wird. Diese Info muss an deine Finanzbuchhaltung weitergegeben werden. Gleiches gilt für andere größere Anschaffungen wie zum Beispiel Fahrzeuge.

Öffentlichkeitsarbeit

Bei diesem Punkt kommt es gerne mal zu Schwierigkeiten. Insbesondere öffentliche Förderer erwarten, dass du auf allen Projektveröffentlichungen – Flyer, Plakate, Einladungen zu Veranstaltungen, Homepage, social Media und so weiter – das Logo deines Förderers mit dem Zusatz „Gefördert von“ abbildest. Genaue Vorgaben dazu findest du in deinem Bewilligungsbescheid.

Es passiert immer wieder, dass Projektmitarbeitende das vergessen und es spätestens beim Verwendungsnachweis zu einem bösen Erwachen kommt. Dann ist das Kind aber in den Brunnen gefallen und du musst mit deinem Förderer klären, welche Folgen das für das Projekt hat. Prüfe den Bewilligungsbescheid also genau auf solche Vorgaben und teile sie den Projektverantwortlichen unbedingt frühzeitig mit!

Bei manchen öffentlichen Förderern müssen Materialien auch erst zur Freigabe eingereicht werden, ehe sie in Druck gegeben werden dürfen.  Andere wieder wollen Beispiele oder Daten der Veröffentlichungen wissen. Du machst es dir deutlich einfacher, wenn du zum Beispiel die Posts auf Social Media direkt in deinen Projektordner abspeicherst und nicht zum Verwendungsnachweis den ganzen Feed von drei Jahren durchscrollen musst auf der verzweifelten Suche nach einem Post, an den du dich noch dunkel erinnern kannst…

Fazit

Wie du siehst, brauchst du für die Bearbeitung deines Bewilligungsbescheides auf jeden Fall deinen Kalender, denn eine wichtige Aufgabe ist es, die verschiedenen Fristen für die Fördergelder deines Projektes im Auge zu behalten. Natürlich gehört auch dazu, alle am Projekt Beteiligten über die Aufgaben und Pflichten, die mit der Förderung verbunden sind, zu informieren.

Ich sende den Antrag und den Finanzierungsplan bei diesen Infos immer nochmal mit, damit vor allem diejenigen, die das Projekt umsetzen, wissen, was genau beantragt wurde, denn die Details des Antrages sind bis zur Bewilligung doch meist wieder in Vergessenheit geraten.

Download der Checkliste