10 Tips, die du beachten solltest

Im Verwendungsnachweis berichtest du deinem Förderer über dein Projekt. Du beschreibst die inhaltliche Arbeit im Sachbericht und weist im zahlenmäßigen Nachweis nach, wie du die Gelder, die er dir überlassen hat, verwendet hast. Der Förderer wiederum entscheidet anhand dieses Berichtes, ob seine Zuwendung in deinem Projekt gut angelegt war oder ob er einen Teil oder schlimmstenfalls die ganze Fördersumme zurückfordert. Was du dabei beachten solltest erkläre ich dir in diesem Artikel.

Der Verwendungsnachweis ist ein elementarer Baustein zur Sicherung deiner Fördergelder. Mit der Bewilligung wurden dir die Fördergelder zwar zugesagt, aber erst der Verwendungsnachweis entscheidet darüber, ob du sie auch in voller Höhe erhältst.  Ein nachvollziehbarer, korrekter Verwendungsnachweis ist nicht zuletzt auch eine Werbung für deinen Verein oder deine Organisation und schafft Vertrauen beim Zuwendungsgeber. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn du einen weiteren Antrag bei dem gleichen Zuwendungsgeber erwägst.

Aus eigener Erfahrung kann ich dir sagen, dass ein schlampiger unvollständiger Verwendungsnachweis misstrauisch macht. Arbeitet hier jemand sehr nachlässig frage ich mich als Prüferin, ob er das in seinem Projekt wohl auch gemacht hat und schaue mir alle Belege und Nachweise doppelt genau an. Vermeide das und arbeite sorgfältig.

Der Umfang des Verwendungsnachweises

Verwendungsnachweise können sehr unterschiedlich im Umfang sein. Natürlich hängt das auch von der Höhe der Förderung und der Dauer deines Projektes ab. Hast du eine sechsstellige Summe für ein dreijähriges Projekt bekommen, wird dein Verwendungsnachweis umfangreicher sein als bei einer Förderung von 1.000 oder 2.000 Euro. Manche Förderer verzichten sogar ganz darauf. Bei öffentlichen Förderungen ist er Pflicht, denn hier muss auch der Zuwendungsgeber nachweisen, was er mit den Fördergeldern, die ja letzten Endes Steuergelder sind, gemacht hat. Er ist also auf deine Zuarbeit angewiesen.

Große Zuwendungsgeber und öffentliche Förderprogramme haben in der Regel Formulare zum Verwendungsnachweis, die du nutzen musst. Manche versenden sie gleich mit dem Bewilligungsschreiben oder weisen drauf hin, wo du sie herunterladen kannst. Halte dich in diesem Fall unbedingt an die Vorgaben. Das macht dir das Leben leichter und deinem Zuwendungsgeber auch. Bei anderen hast Gestaltungsfreiheit, sie machen dir keine formalen Vorgaben.

Ich werde in diesem Artikel vieles erläutern, was bei einem Verwendungsnachweis gefordert werden kann.  Solltest du nur ein kleines Projekt haben, lass dich davon nicht abschrecken. Pick dir dann die Inhalte raus, die für dich relevant sind und vernachlässige den Rest.

Aufbau des Verwendungsnachweises

Grundsätzlich besteht der Verwendungsnachweis aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis. Du berichtest über dein Projekt im Sachbericht und weist die Einnahmen und Ausgaben, die im Projekt entstanden sind, über den zahlenmäßigen Nachweis nach. Nicht alle Förderer nennen diese beiden Teile auch so, letzten Endes läuft es aber darauf hinaus.

Im Folgenden beschreibe ich die Inhalte des Sachberichtes, den Artikel mit Informationen zum zahlenmäßigen Nachweis findest du auch hier im Blog.

Der Sachbericht

Wie lang soll der Sachbericht sein?

Für ein kleines Projekt reicht eine DIN A4 Seite. Ist dein Projekt umfangreicher und die Förderung höher, solltest du etwas mehr schreiben, hier sind dann drei DIN A4 Seiten ausreichend. Für den Sachbericht gilt, mehr ist nicht unbedingt besser. Schreibe hier keine Romane, denk daran, dein Förderer muss es alles lesen und vermutlich bist du nicht der einzige, der eine Förderung erhalten hat. Also tu dir und deinem Förderer einen Gefallen und formuliere konkret und klar, ohne zu ausschweifend zu sein.

Wie sieht es mit den Inhalten aus?

10 wichtige Inhalte des Sachberichtes

Hat dein Zuwendungsgeber keine Vorgaben zur Erstellung des Sachberichtes gemacht, entscheidest du selber, welche Punkte dort einhalten sein sollten. Ich beschreibe dir im Folgenden neun Inhalte, die in einem Sachbericht enthalten sein könnten. Die ersten sieben solltest du auf jeden Fall bei deinem Bericht mit aufnehmen und in der angemessenen Ausführlichkeit behandeln.

1. Zielgruppe erreicht?

Konnte die Zielgruppe des Projektes erreicht werden? Oder gelang das nur teilweise? Welche Erfahrungen hast du dabei gemacht? Würdest du in einem nächsten Projekt etwas anders machen? Wenn ja, was? Die Teilnehmerzahlen deines Projektes untermauern deine Aussagen, nenne sie hier.

2. Ziele erreicht?

Wie sieht es aus mit den Zielen des Projektes? Wurden sie erreicht? Was hat sich durch dein Projekt für die Zielgruppe geändert? Haben sie neue Kenntnisse oder Fertigkeiten erworben? Haben sich ihnen neue Perspektiven für ihren weiteren Lebensweg geöffnet? Sind sie motiviert für ein ehrenamtliches Engagement? Ist ein neues Gemeinschaftsgefühl entstanden? Erläutere das hier. Hast du im Antrag eine Ausgangssituation beschrieben, so kannst du darauf Bezug nehmen und Veränderungen beschreiben.

3. Beschreibung der Projektaktivitäten

Das Kernstück des Sachberichtes ist natürlich die Beschreibung der Projektaktivitäten. Was ist wann mit wem in deinem Projekt passiert?

Auch hier kannst du zur Formulierung auf deinen Antragstext zurückgreifen. Voraussetzung ist natürlich, dass du alles so durchgeführt hast, wie beantragt.

Ergänze diesen Text um Interessantes und Wissenswertes aus der Projektdurchführung. Das könnten zum Beispiel Rückmeldungen der Teilnehmenden sein, Beobachtungen von dir oder anderen am Projekt Beteiligten. Vielleicht fanden deine Teilnehmenden einen Inhalt besonders interessant, haben ein Angebot besonders intensiv genutzt, fanden zu einem anderen nur sehr schwer Zugang, entwickelten neue Fertigkeiten, meldeten, dass ihnen ein Inhalt fehlte, usw.. Du siehst an meiner Aufzählung, dass du durchaus auch Kritisches nennen kannst.

4. Schwierigkeiten und Hindernisse im Projektverlauf

Die Schwierigkeiten, die sich im Projektverlauf zeigten, gehören durchaus in den Sachbericht. Idealerweise solltest du dann auch schreiben, wie sie gelöst wurden.

Die kritischen Punkte können unter Umständen für einen Zuwendungsgeber interessanter sein als all das, was reibungslos funktioniert hat, denn sie können ein Hinweis auf eine besondere Schwierigkeit, einen konkreten Bedarf oder eine vorherrschende Meinung der Zielgruppe sein, die weiteren Handlungsbedarf nach sich zieht.

Ein Beispiel:

Du führst ein Bildungsseminar durch und in der zweiten Unterrichtseinheit zu Thema XY kommt es zu heftigen Diskussionen der Teilnehmenden, da sehr unterschiedliche Meinungen zum Thema aufeinanderprallen. Die Teilnehmenden wollen sich nicht dem nächsten Thema widmen, du musst deine Seminarplanung umstellen und kannst nicht alle Inhalte bringen wie geplant. Im Sachbericht schreibst du dann, dass offensichtlich ein großer Bedarf an Thema XY besteht, das sehr emotional diskutiert wurde. Nenne hier gerne auch konträre Positionen der Diskutanten.

5. Änderungen gegenüber dem Antrag

Haben sich Dinge im Vergleich zum Antrag geändert? Dann berichte im Sachbericht darüber und nenne die Gründe dafür. Neben inhaltlichen oder organisatorischen Änderungen gehören hierzu auch wesentliche Veränderungen in den Kosten. Hast du mehr oder weniger ausgegeben? Wenn ja, warum? Begründe das im Sachbericht. Das gilt übrigens nicht nur für die Gesamtkosten, sondern auch für einzelne Kostenpositionen.

Ein Beispiel:

Du hattest im Antrag 5.000 € für Material und 2.000 € für Referenten eingeplant. Tatsächlich hast du aber 6.000 € für Material und 1.000 € für Referenten ausgegeben. Deine Gesamtkosten ändern sich damit nicht, deine einzelnen Kostenpositionen aber erheblich. Das solltest du erläutern. Als Faustregel kannst du dir merken: Ändert sich eine Kostenposition um 20% und mehr nach oben wie nach unten, dann gehe in deinem Sachbericht kurz darauf ein.

6. Öffentlichkeitsarbeit und Resonanz des Projektes?

Gibt es eine Resonanz auf dein Projekt? Innerhalb deines Vereins, deiner Organisation? Von deinen Kooperationspartnern? Aus deinem Netzwerk? Von deinen Teilnehmenden? Aber auch von der Kommune oder anderen Akteuren aus deinem Umfeld. Berichte darüber.

Gab es Presseberichte? Dann füge sie auf jedem Fall deinem Bericht bei.

7. Nachhaltigkeit

Das ist ein Punkt, der jeden Förderer interessiert: Wie geht es nun weiter? Ist etwas aus dem Projekt entstanden, das auch nach der Förderung weiterläuft? Wenn ja, in welcher Form? Beschreibe das hier.

8. Migration, Gender Mainstreaming, Barrierefreiheit und ökologische Nachhaltigkeit

Manche Förderer fragen diese Punkte im Verwendungsnachweis ab. Hier geht es darum, ob Menschen mit Migrationshintergrund Zugang zum Projekt hatten. War unter den Teilnehmenden eine ausgewogene Anzahl an Frauen und Männern bzw. Mädchen und Jungen, Menschen mit und ohne Migrationshintergrund? Besonders der letzte Punkt ist nicht immer einfach zu beantworten, je nach Projekt wird der Migrationshintergrund ja nicht abgefragt und ist nicht immer offensichtlich. Das kannst du auch so schreiben. Was Gender Mainstreaming betrifft: Hattest du mehr Jungen als Mädchen in deinem Projekt liegt es womöglich daran, dass dein Thema eher die männlichen Vertreter angesprochen hat. Auch das kannst du schreiben.

Ökologische Nachhaltigkeit beschreibt z.B. dass du für die Verpflegung regionale Produkte besorgt hast oder Veranstaltungsorte gewählt hast, die gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar waren.

Bei der Barrierefreiheit schließlich geht es darum, dass deine Veranstaltungsorte für Menschen mit Behinderungen zugänglich waren und es ihnen gut möglich war, ohne besondere Hindernisse an deinem Projekt teilzunehmen.

9. Evaluation und Dokumentation

Um es gleich vorweg zu sagen: Ich finde Evaluation gut! Ich halte sie für eine hervorragende Möglichkeit zu prüfen, ob die Teilnehmenden wirklich von dem Projekt profitieren, bei Bedarf nachzusteuern und das Projekt auf Kurs zu halten. Hast du dein Projekt evaluiert, dann schreibe in den Sachbericht unbedingt die Ergebnisse. Hier könnten aber auch die Beobachtungen des Projektteams stehen oder Bewertungen von Aktivitäten und Maßnahmen, die ihr während der Projektlaufzeit in Teamsitzungen getroffen habt.

Manche Zuwendungsgeber fordern eine Evaluation, manche fragen auch nach einer Projektdokumentation bzw. einem Abschlussbericht.

10. Anlagen zum Verwendungsnachweis

Du kannst dem Sachbericht verschiedene Anlagen beilegen, Presseberichte über dein Projekt oder im Projekt entwickelte Materialien oder Handbücher gehören auf jeden Fall dazu. Unter Umständen will dein Förderer auch Programme der Projektveranstaltungen sehen. Auf jeden Fall wird er sich über schöne Fotos oder sogar Videos freuen. Hast du so etwas, dann leg es dem Sachbericht bei.

Wenn dein zahlenmäßiger Nachweis auch schon fertig ist, kannst du das Anschreiben formulieren – Projektnamen und/oder das Förderkennzeichen kommen in den Betreff, damit dein Zuwendungsgeber deinen Verwendungsnachweis richtig zuordnen kann. Nimm die Daten hierfür am besten aus dem Bewilligungsschreiben, um sicherzugehen, dass der Projektname dem des Antrages entspricht.

Mach dir für deine Akten eine Kopie aller Anlagen, auch der Belege! Möglicherweise kommen Nachfragen deines Zuwendungsgebers zu einzelnen Belegen oder anderen Anlagen, es ist ungünstig, wenn du dann nicht mehr weißt, was du geschickt hast.

Herzlichen Glückwunsch, du hast es geschafft! Nun ab in die Post damit und auf zum nächsten Projekt 😊

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Wer schreibt hier?

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Schön, dass du hier bist.

Mein Name ist Monika Vog,

ich bin Fundraiserin und Fördermittelexpertin für gemeinnützige Projekte und Aktionen.

In meinem Blog dreht sich alles um diese Fragen:

  • Wie finde ich aus den unzähligen Fördermöglichkeiten die passende Förderung für mein Vorhaben?
  • Wie schreibe ich einen überzeugenden Antrag?
  • Was muss ich beim Verwendungsnachweis beachten?

Willst du mehr über mich und den Blog foerdermittel-wissenswert wissen, kannst du hier weiterlesen.

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