Der Nachweis der Kosten im Verwendungsnachweis

Grundsätzlich besteht der Verwendungsnachweis aus zwei Teilen:

1. Dem schriftlichen Bericht, mit dem du deinen Zuwendungsgeber über den Ablauf des Projektes informierst. Er wird Abschluss- oder Sachbericht genannt.
2. Dem Nachweis der Einnahmen und Ausgaben des Projektes. Diesen Teil nennt man auch den Kostennachweis oder zahlenmäßigen Nachweis.

Der Verwendungsnachweis ist ein elementarer Baustein zur Sicherung deiner Fördergelder. Mit der Bewilligung wurden dir die Fördergelder zwar zugesagt, aber erst der Verwendungsnachweis entscheidet darüber, ob du sie auch in voller Höhe erhältst.  Es ist also wichtig, dass du hier sauber arbeitest.

Informationen zum Sachbericht findest du im Artikel Verwendungsnachweis und Sachbericht

Im Folgenden erkläre ich dir, was du beim zahlenmäßigen Nachweis beachten solltest.

Zuerst der Blick in den Bewilligungsbescheid

Bevor du mit dem Zahlenmäßigen Nachweis startest wirf einen Blick in deinen Bewilligungsbescheid. Prüfe dort noch einmal, ob es einen Bewilligungszeitraum für dein Projekt gibt, das ist wichtig für den Verwendungsnachweis. Warum, erkläre ich dir weiter unten.

Häufig findest du dort auch Informationen zum Verwendungsnachweis, bis wann er zu erstellen ist, welchen Umfang er haben sollte und so weiter.

Manche Förderer schicken mit dem Bewilligungsbescheid gleich die Formulare zu dem Verwendungsnachweis mit oder schreiben dort, wo du diese herunterladen kannst. Das kann eine Gliederung für den Sachbericht sein, ein Vordruck für die Belegliste oder ähnliches. Schau sicherheitshalber auf der Homepage deines Förderers nach, ob dort Formulare abrufbar sind. Immer mehr große Förderer stellen auf ein Online-System um, dann wird der Verwendungsnachweis online eingepflegt. Wenn es solche Vorgaben deines Zuwendungsgebers gibt, dann halte dich in jedem Fall daran und nutze seine Vorlagen!

Keine Vorgaben – was schreib ich dann?

Hat dein Förderer keine formalen Vorgaben gemacht, kannst du z.B. folgenden Verwendungsnachweis einreichen

1. Sachbericht, Umfang circa eine DIN A 4 Seite, näheres zu den wichtigsten Punkten kannst du HIER nachlesen
2. Zahlenmäßiger Nachweis mit Belegliste und Aufstellung der Gesamtein- und ausgaben

Ich habe es im Artikel zum Sachbericht bereits erwähnt, schreibe es hier aber noch einmal: Arbeite sorgfältig und gib einen vollständigen und vor allem nachvollziehbaren Nachweis ab. Ein solcher Nachweis stärkt das Vertrauen deines Förderers in ein sauber durchgeführtes Projekt. Ungereimtheiten, fehlende Belege oder ein unsortierter Nachweis wecken die Skepsis deines Zuwendungsgebers, im Zweifel wird dein Projekt dann um so genauer geprüft. Das solltest du vermeiden, vor allem dann, wenn du bei diesem Förderer einen weiteren Antrag erwägst.

Wozu ein zahlenmäßiger Nachweis?

Sind in dem geförderten Projekt Kosten entstanden wie im Antrag geplant? Wurden die abgerufenen Mittel zeitnah verausgabt? Wurden sie komplett verausgabt? Sind die einzelnen Kostenpositionen wie Fahrtkosten, Materialkosten, Verpflegungskosten in der beantragten Höhe angefallen oder gab es hier Verschiebungen? Wurden die Eigenmittel in voller Höhe eingesetzt? All diese Fragen beantwortet der zahlenmäßige Nachweis, denn dein Förderer will natürlich wissen, wie du sein Geld eingesetzt hast.

Nicht beantragte Kosten

Die Basis des zahlenmäßigen Nachweises ist dein Kosten- und Finanzierungsplan aus dem Antrag. Nimm ihn zum Verwendungsnachweis unbedingt dazu. Hier stehen die Kosten, die dein Förderer bewilligt hat, nur diese musst du im zahlenmäßigen Nachweis auch nachweisen. Das bedeutet auch: Was du hier nicht beantragt hattest, wird von deinem Zuwendungsgeber unter Umständen nicht anerkannt. Bei kleineren Beträgen drückt er vielleicht ein Auge zu, stelle dich bei größeren Kostenpositionen, die nicht im Antrag enthalten waren, darauf ein, dass diese Ausgaben gestrichen werden.

Ein Beispiel:

Du hattest ein Projekt beantragt zum Aufbau eines Ehrenamtlichenpools in der Nachbarschaftshilfe. Hierzu hattest du Personalkosten beantragt, dazu Kosten der Öffentlichkeitsarbeit, Verpflegung für gemeinsame Treffen und Honorare für Referenten. Zu Beginn des Projektes fällt dir auf, dass deine neue Kraft auch einen PC braucht, den du auch anschaffst. Im Verwendungsnachweis willst du diese Kosten mit aufnehmen, sie sind ja tatsächlich im Projekt angefallen. Wenn du die Investitionskosten für den PC aber nicht beantragt hattest, kannst du ihn im Verwendungsnachweis auch nicht mit angeben.

In einem solchen Fall ist es sinnvoll, den Zuwendungsgeber zu kontaktieren, am besten direkt, wenn eine Anschaffung ansteht, die nicht im Finanzierungsplan enthalten war. Finanzierungspläne können auf Antrag nämlich geändert werden. Das führt selten zu einer Erhöhung der Fördersumme, aber es ermöglicht dir, die Kosten, die du hattest, auch anzugeben. Das ist besonders dann wichtig, wenn du bei anderen Positionen des Finanzierungsplanes geringere Kosten hattest, als beantragt. Dann ist es gut, wenn du diese an anderer Stelle ausgleichen kannst, damit sich die Fördersumme nicht verringert.

Nun bist du aber schon im Verwendungsnachweis, für deinen Antrag ist es wahrscheinlich zu spät. In diesem Falle würde ich so entscheiden:

• Hast du auch ohne die nicht beantragten Kosten ausreichend Ausgaben, um die Fördersumme nachzuweisen, dann lass sie weg. Im Zweifel ersparst du dir und deinem Zuwendungsgeber Nachfragen und nachträgliche Erläuterungen.
• Kannst du ohne diese Ausgaben die Fördersumme nicht in voller Höhe nachweisen, nimm Kontakt mit deinem Zuwendungsgeber auf schildere dein Problem und begründe, warum diese Kosten zur Durchführung des Projektes dringend notwendig waren. Hast du einen kulanten Förderer, winkt er diese Ausgaben möglicherweise durch.
• Du kannst natürlich auch auf Risiko gehen, die Kosten ohne Anmerkungen in den Verwendungsnachweis aufnehmen und es dem Zuwendungsgeber überlassen, sie im Bedarfsfall zu streichen. Das ist Abwägungssache und hängt auch davon ab, wie schlimm es für dich ist, wenn Kosten nicht anerkannt werden und deine Fördersumme reduziert wird.

Vorsicht mit dem Bewilligungszeitraum!

Eine Sache solltest du auf jeden Fall beachten: Gib keine Kosten an, die vor deinem Bewilligungszeitraum liegen! Das kann dich die Förderung kosten, denn viele Zuwendungsgeber fördern Projekte nicht, wenn sie bereits begonnen haben. Finden sich im Verwendungsnachweis solche Kosten, können kritische Nachfragen des Zuwendungsgebers auf dich zukommen, der wissen will, ob du nicht doch bereits vor Bewilligung begonnen hast. Damit hättest du gegen die Förderbedingungen verstoßen, der Zuwendungsgeber hat dann die Möglichkeit, seine Förderung zurückzuziehen. Das solltest du unbedingt vermeiden! Achte also auf die Rechnungs- und Zahlungsdaten deiner Belege, und gleiche sie mit dem Bewilligungszeitraum ab, damit dir das nicht passiert.

Eine Ausnahme hiervon ist die Bauförderung, hier entstehen regelmäßig vor der Antragstellung bereits Kosten für Gutachten, Architekten, Bauantrag etc. Das wissen auch Zuwendungsgeber.

Der Bewilligungszeitraum ist eine wichtige Größe für deinen Verwendungsnachweis. Nur Kosten, die innerhalb des Bewilligungszeitraumes anfallen bzw. entstehen, sind auch förderfähig. Prüfe also deine Belege darauf, ob sie innerhalb des Bewilligungszeitraumes gezahlt wurden. Belege, die nach Ende des Bewilligungszeitraumes gezahlt wurden, haben nicht die negativen Auswirkungen, wie Belege, die vor dieser Frist gelaufen sind. Sie sind einfach nur nicht förderfähig und werden von deinem Zuwendungsgeber nicht anerkannt. Sorge also dafür, dass Rechnungen zeitig genug eingehen und vor allem auch bezahlt werden. Ist absehbar, dass das nicht gelingen wird, beantrage eine Verlängerung der Bewilligungszeitraumes. Mach das aber unbedingt, bevor der Verwendungsnachweis fällig wird, am besten auch, bevor der Bewilligungszeitraum abläuft!

Die Belegliste

Nun weißt du, welche Kosten du in den zahlenmäßigen Nachweis aufnimmst, eingetragen werden sie in die Belegliste oder ein anderes Formular, das dein Förderer vorgibt. Hier siehst du ein Beispiel:

Und so geht’s:

1. Trage die Belege in chronologischer Reihenfolge in die Belegliste ein, relevant ist das Datum der Zahlung, nicht das Datum des Beleges. So kann der Zuwendungsgeber prüfen, ob du die abgerufenen Mittel zeitnah verbraucht hast.
2. Nummeriere die Belege und übertrage die Nummern der Belegliste auf die Kopien bzw. Originale
3. Gib nachvollziehbar an, wofür die Kosten entstanden sind, welcher Aktivität oder Maßnahme sie zuzuordnen sind. Hast du ein Projekt mit vier verschiedenen Aktionen schreibe nicht als Grund der Zahlung „Verpflegung“. Nachvollziehbarer wäre „Verpflegung Aktion 1“. Gleiches gilt für Honorare. Nenne den Referenten und den Zeitpunkt des Referates. Denk immer daran, die Person, die deinen zahlenmäßigen Nachweis prüft, war nicht im Projekt dabei und weiß nicht, was wofür ausgegeben wurde, wenn du es ihr nicht mitteilst.
4. Manche Förderer wünschen, dass du die Belege chronologisch nach den einzelnen Kostenpositionen aus dem Kostenplan deines Antrages sortierst. Hast du zum Beispiel Sachkosten und Personalkosten so sortiere deine Belege den beiden Kostenarten zu und trage sie dann getrennt nach der jeweiligen Kostenart chronologisch in die Belegliste ein.

Falls dein Zuwendungsgeber keine Formblätter vorgibt, findest du hier eine Vorlage Belegliste  als kostenlosen Download.

Achte darauf, dass deine Belege – auch die Barquittungen – alle notwendigen Informationen enthalten. Hierzu gehören

• der Zahlungsempfänger,
• Grund der Zahlung
• Tag der Zahlung
• Zuordnung zum Projekt, bei Bedarf handschriftlich ergänzen
• Zahlungsbetrag

Manchen Zuwendungsgebern reicht es, wenn du die Belegliste einsendest, die Originalbelege musst du dann für eine eventuelle vertiefte Prüfung mindestens 5 Jahre aufbewahren.

Bei anderen wieder gehören Kopien oder sogar Originale der Belege zum Verwendungsnachweis dazu. Nicht selten wird auch ein Zahlungsnachweis verlangt, das heißt, für alle Überweisungen muss ein Kontoauszug beigelegt werden. Nicht zum Projekt gehörende Zahlungen solltest du dann schwärzen. Schau auch hierfür in deinem Bewilligungsbescheid nach, dort steht, was dein Zuwendungsgeber von dir erwartet.

Geänderte Kosten – die 20%-Regel

Wenn du die Belegliste ausgefüllt hast, hast du die Ausgaben deines Projektes ermittelt. Dabei stellst du fest, dass sich die Kosten der einzelnen Kostenpositionen – Öffentlichkeitsarbeit, Reisekosten, Personalkosten und so weiter – verändert haben.

Hierzu gibt es bei den öffentlichen Förderern aber auch bei einigen Stiftungen feste Regeln. Der eingereichte Kosten- und Finanzierungsplan ist verbindlich, das gilt auch für die einzelnen Kostenpositionen. Sie dürfen sich nicht beliebig verändern, ab einer Kostensteigerung von mehr als 20% werden Ausgaben nicht mehr anerkannt. Das gilt auch dann, wenn die Kostensteigerung einer Position durch geringere Kosten bei anderen Positionen ausgeglichen werden und die Gesamtkosten damit gleichbleiben.

Beispiel:

Du hast im Antrag je 1000 Euro für Öffentlichkeitsarbeit, Mietkosten und Materialien, also insgesamt 3000 Euro angegeben. Tatsächlich hattest du Ausgaben von 650 € für Öffentlichkeitsarbeit, 1.250 Euro für Miete und 1.100 Euro für Material. Die tatsächlichen Kosten entsprechen mit 3.000 Euro den beantragten Kosten. Trotzdem werden sie nicht voll anerkannt, da du die 20%-Regel verletzt hast. Die Kostensteigerung bei den Mietkosten beträgt 25% (+250 Euro), davon werden nur 200 Euro – 20% von 1.000 Euro – anerkannt. Dieses Problem kannst du nur lösen, indem du frühzeitig einen Änderungsantrag stellst. Mit einem solchen Antrag kannst du deinen Kosten- und Finanzierungsantrag aktualisieren und die einzelnen Kostenpositionen den tatsächlichen Kosten anpassen. Bist du jetzt schon im Verwendungsnachweis ist es dafür wahrscheinlich zu spät. Probier es trotzdem, vielleicht hast du Glück.

Gegenüberstellung von Ausgaben und Einnahmen

Nun gilt es für den Zahlenmäßigen Nachweis noch, die Ausgaben und Einnahmen gegenüberzustellen. Damit gibst du den Überblick, wie hoch die Gesamtkosten des Projektes waren und wie diese Kosten finanziert wurden. In der Finanzierung sind neben den Fördermitteln meistens Eigenmittel enthalten, manchmal auch Fördermittel von verschiedenen Zuwendungsgebern, manchmal auch Fremdmittel wie Darlehen oder ähnliches. In der Gegenüberstellung von usgaben und Einnahmen zeigst du den endgültigen Stand nach Abschluss des Projektes.

Die tatsächlichen Kosten des Projektes weichen oft von den beantragten Kosten ab. Selten sind sie auf den Cent identisch mit den beantragten Kosten. Es gibt hier zwei Varianten:

1. Die Kosten sind höher als beantragt.
2. Die Kosten sind niedriger als beantragt

In beiden Fällen müssen Einnahmen gleich Ausgaben sein, denn sonst wäre das Projekt entweder überfinanziert oder nicht ausreichend finanziert. Aber welche Position ist zu verändern? Eigenmittel? Zuschuss? Das erklär ich dir hier:

1. Die Kosten sind höher als beantragt

Vorausgesetzt, die Kosten sind alle förderfähig, trägst du den Zuschuss in voller Höhe ein und erhöhst die Eigenmittel um die zusätzlichen Kosten aufzufangen. Alternativ kannst du auch Fremdmittel wie zum Beispiel ein Darlehen erhöhen. Der Zuschuss erhöht sich in der Regel nicht.

2. Die Kosten sind niedriger als beantragt

Schau in deinen Bewilligungsbescheid:

Fehlbedarfsfinanzierung

Hast du eine Feehlbedarfsfinanzierung? In diesem Fall wird sich dein Zuschuss um den Betrag der Minderkosten reduzieren, deine Eigenmittel bleiben in voller Höhe bestehen. Die Logik dahinter ist folgende: Du hast im Finanzierungsplan des Antrages angegeben, dass du Betrag x in dein Projekt investieren willst. Das erwartet dein Zuwendungsgeber nun auch von dir, unabhängig davon, wie hoch Ausgaben deines Projektes tatsächlich waren. Beim Zuwendungsgeber hast du ja nur den Betrag beantragt, der dir noch fehlt, und nur den wird dein Zuwendungsgeber auch auszahlen. Fehlt weniger, gibt er auch weniger.

Anteilsfinanzierung

Hast du eine Anteilsfinanzierung? Hat dein Zuwendungsgeber eine bestimmte Förderquote festgelegt? Dann reduzieren sich anteilig der Zuschussbetrag und deine Eigenmittel.

Beispiel:

Deine Förderer hat im Bewilligungsbescheid eine Förderquote von 25% festgesetzt. Das heißt 75% der Kosten werden anderweitig, zum Beispiel über Eigenmittel finanziert. Waren die Kosten nun um 100 Euro niedriger, reduziert sich der Zuschuss um 25% – anteilig nach der Förderquote. Die Eigenmittel reduzieren sich um 75%. Also 25 Euro weniger Zuschuss, 75 Euro weniger Eigenmittel.

Halte die tatsächlichen Kosten und die bei Bedarf angepassten Mittel zur Finanzierung in deiner Gegenüberstellung fest. Damit hast du deinen Zahlenmäßigen Nachweis fertig! Naja, fast….

Manche vom Zuwendungsgeber vorgegebenen Formulare müssen noch rechtskräftig unterschrieben werden, das musst du noch erledigen oder erledigen lassen, wenn du nicht selbst unterschriftsberechtigt bist.

Sortiere die Belege in der Reihenfolge, in der du sie in deiner Belegliste erfasst hast und hefte sie in einen Schnellhefter. Ziehe dir eine vollständige Kopie der Belege und der Formulare für deine Akte. Es kommen immer wieder mal Nachfragen deines Zuwendungsgebers zum Verwendungsnachweis, dann solltest du wissen, was du versendet hast und im Zweifel nachschauen können.

Formuliere ein freundliches Anschreiben zum Versand und vergiss nicht, die Bewilligungsnummer deines Antrages und den Projektnamen aus dem Antrag in den Betreff zu setzen, damit dein Förderer deinen Verwendungsnachweis auch richtig zuordnen kann. Schau im Zweifel im Bewilligungsschreiben nach und übernimm die Daten von dort.

Damit ist es dann aber vollbracht, der zahlenmäßige Nachweis ist fertig, ein unliebsames aber wichtiges Stück Arbeit ist erledigt!

Hilfreiche Tips zum Schreiben des Sachberichtes gibt es übrigens auch im Blog, falls du den nicht schon geschrieben hast.