Der Kosten- und Finanzierungsplan Teil II

Im ersten Teil der Miniserie zum Kosten und Finanzierungsplan habe ich beschrieben, worauf du achten solltest, wenn du einen solchen Plan aufstellst und wie du gewisse Stolpersteine umgehen kannst. In diesem Beitrag stelle ich dir die verschiedenen Kosten- und Finanzierungsarten vor, die in einem Kosten- und Finanzierungsplan aufgenommen werden können.

Förderfähige Kosten

Bevor wir mit den einzelnen Kostenarten beginnen eine wichtige Info vorweg: Achte darauf, dass du nur förderfähige Kosten in deinen Antrag aufnimmst! Beachte dazu die Vorgaben deines Förderers. Nicht selten findest du hier schon Informationen, was dein Förderer bezuschusst, und was er explizit ausschließt. Personalkosten gehören oft zu den Kosten, die Förderer nicht bezuschussen wollen,  Verwaltungskosten können ebenfalls dazu gehören. Prüfe das.

Die verschiedenen Kostenarten

Diese Kosten können in deinem Projekt anfallen:

Personalkosten

Kosten des festangestellten Personals, in der Regel darf das allerdings kein vorhandenes Personal sein, sondern Personal, das in deinem Projekt neu angestellt wird. Ich schreibe hier ‚in der Regel‘, wie bei allen Regeln gibt es auch hierzu Ausnahmen. Das werde ich vielleicht in einem späteren Beitrag erläutern, oder du schreibst mir eine Nachricht, sollte das für dich eine wichtige Frage sein.

Denke bei mehrjährigen Projekten daran, eine Gehaltssteigerung mit einzukalkulieren. Du kannst dafür 2% pro Jahr veranschlagen.

Honorarkosten

Honorare erhalten Menschen, die für dich gegen Entgelt tätig werden, aber nicht bei dir bzw. deiner Organisation angestellt sind. Manche Fördergeber haben hier Höchstsätze, prüfe das.

Reise- und Fahrtkosten

Hierunter fallen sowohl Fahrtkosten, die du deinen Mitarbeitenden erstattest, Fahrtkosten für Bus oder ähnliches um Teilnehmende von A nach B zu transportieren, aber auch Fahrtkosten, die du deinen Teilnehmenden erstattest. Unnötig zu erwähnen, dass diese Kosten angemessen sein sollten, also DB 2. Klasse oder 0,2-0,3 € pro Kilometer für Autonutzer.

Bei den Fahrtkosten ist Vorsicht geboten: In öffentlichen Förderprogrammen werden nur 0,2 €/km als förderfähig anerkannt. Kalkulierst du die Fahrtkosten im Kosten- und Finanzierungsplan mit 0,3 €/km, setzt du sie damit zu hoch an. Im Verwendungsnachweis  werden sie nicht in dieser Höhe anerkannt. Das kann dazu führen, dass dein Zuschuss sinkt, denn geringere Ausgaben ziehen einen geringeren Zuschuss nach sich. Du erinnerst dich: Einnahmen samt Zuschuss abzüglich der Ausgaben müssen Null ergeben.

Mietkosten

Kosten für Räume, Ferienhäuser aber auch Technik, Spiele oder anderes gemietetes Gerät fallen hier runter.

Investitionskosten

Manche Förderer fragen nach Investitionskosten, darunter fallen meist alle Gegenstände, die mehr als 400 € kosten. Das gilt allerdings für den Einzelpreis. Wenn du also 40 Stühle für insgesamt 1.200 € kaufst, liegst du damit zwar über dieser Grenze, der Einzelpreis eines Stuhles liegt aber bei 30 €, und damit unter 400 €. Bei einem Schrank für 650 € sieht das schon anders aus, diese Anschaffung fällt unter die Investitionskosten.

Bei größeren Anschaffungen kann es sein, dass dein Förderer Vergleichsangebote sehen will. Dann musst du für die geplante Anschaffung zwei weitere Angebote einholen. Du musst dich nicht zwingend für das preiswerteste Angebot entscheiden, wählst du das nicht, musst du deine Entscheidung aber begründen.

Materialkosten

Grundsätzlich steht hier das Material, das du für dein Vorhaben benötigst: Stifte, Bastelmaterial, Spiele, Flipchart, Moderationsmaterial, Werkzeug, Mobiliar, was auch immer. Aber:

Kannst du bei deinem Förderer Verwaltungskosten absetzen, gilt: Kopien, Schreibpapier, Briefmarken und alles rund ums Büro ist damit abgegolten und kann nicht mehr in den Materialkosten aufgeführt werden.

Fragt dein Förderer nicht explizit nach Investitionskosten führst du hier auch die hochwertigeren Anschaffungen auf.

Kosten der Öffentlichkeitarbeit

Hierunter fallen Werbungskosten für dein Projekt: Flyer, Plakate, Einladungen und so weiter. Möglicherweise auch Kosten für eine neue Internetpräsenz, solltest du diese für dein Projekt planen, eben alle Kosten, die anfallen, um dein Projekt zu bewerben und deine Zielgruppe zu erreichen.

Kosten der Evaluation

Förderer, die Wert auf Evaluation legen, sehen es gerne, wenn die Kosten einer solchen im Finanzierungsplan enthalten sind. Also gib sie hier an.

Sonstige Sachkosten

Fallen bei dir Gebühren, Kosten für Genehmigungen oder Versicherungen an, vergiss nicht, sie mit in den Plan aufzunehmen.

Verwaltungskosten

Verwaltungskosten werden bei Förderern ganz unterschiedlich behandelt.

Manche geben eine feste Verwaltungskostenpauschale vor, meist als bestimmter Prozentsatz deiner Kosten.  Das hat den Vorteil, dass du sie im Verwendungsnachweis nicht abrechnen musst. Für eine Pauschale musst du keine Belege einreichen. Allerdings musst du auf Nachfrage die Kosten nachweisen können. Neben den üblichen Kopier-, Porto- und Telefonkosten können hier auch Kosten der Buchhaltung, Personalverwaltung, IT-Service usw. abgerechnet werden. Natürlich immer nur anteilig für das beantragte Projekt. Das betrifft nun eigentlich schon den Verwendungsnachweis, aber wenn du den Finanzierungsplan kalkulierst, ist es wichtig zu wissen, was du nachher auch abrechnen kannst.

Andere Zuschussgeber fördern keine Verwaltungskosten. Dann kannst du einige der oben genannten Kosten unter den Materialkosten aufführen. Hierzu gehören zum Beispiel die Kopierkosten oder die Portokosten.

Gibt dein Förderer keine Vorgaben, kannst du einen prozentualen Anteil deiner Gesamtkosten als Verwaltungskosten ansetzen. Empfehlenswert ist ein Wert zwischen 5% und 10%. Denke daran: Im Zweifel musst du ihn nachweisen können, bleibe also realistisch.

Die Einnahmenseite des Kosten- und Finanzierungsplanes

Den Kosten deines Projektes stehen die Einnahmen gegenüber, mit denen du deine Ausgaben finanzierst. Sie können aus diesen Quellen stammen:

• Teilnehmergebühren oder Eintrittsgelder
• Spenden oder Einnahmen aus Fundraising oder Crowdfunding
• Fördermittel von (anderen) Stiftungen, lege dann auf jeden Fall dem Antrag den entsprechenden Bewilligungsbescheid bei. Hast du den noch nicht, schreibe ‚beantragt‘ hinter den Namen der Stiftungen, die du aufführst.
• Öffentliche Fördergelder kannst du mit Stiftungsgeldern sehr gut kombinieren. Es ist grundsätzlich auch nicht ausgeschlossen, öffentliche Gelder mit öffentlichen Geldern zu kombinieren. Das musst du aber im Einzelfall prüfen.
• Darlehen, zum Beispiel bei Bauvorhaben.
• Deine Eigenmittel, die deine Organisation als bare Eigenmittel in das Projekt einbringt. Förderer, die ein Projekt zu 100% finanzieren sind eher selten zu finden. Die meisten wünschen eine angemessene Eigenbeteiligung, manche setzen diesen Anteil auch fest. 10-15% sollte der Eigenanteil schon betragen. Du kannst deine Eigenmittel mit Spenden „auffüllen“.

Als letztes fehlt natürlich der Zuschuss, den du beantragen willst. Das ist oft eine heikle Angelegenheit, weil nicht immer klar ist, wieviel du bei deinem Förderer beantragen kannst. Ist deine Antragssumme zu hoch, fliegt dein Antrag möglicherweise gleich raus. Ist sie zu niedrig, verschenkst du möglicherweise Geld, das du dringend für dein Projekt benötigst.  Wenn du kannst, nimm Kontakt mit deinem Förderer auf und frag das nach. 

Denke daran, am Ende muss dein Kosten- und Finanzierungsplan ausgeglichen sein. Die Summe aller Einnahmen muss der Summe aller Ausgaben des Projektes entsprechen.

Damit sollte dein Kosten- und Finanzierungsplan stehen. Hast du Teil I zum Kosten- und Finanzierungsplan noch nicht gelesen, empfehle ich dir die Lektüre jetzt. Dort erfährst du, was du beim Aufstellen des Planes noch beachten solltest.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei deinem Antrag!