Der Kosten- und Finanzierungsplan ist ein zentrales Dokument deines Antrages und wesentlich für die Höhe des Zuschusses, den du beantragst. In diesem Beitrag erfährst du, wie du ihn aufstellst und was du unbedingt beachten solltest, damit du den Zuschuss auch in voller Höhe erhältst.

Was ist ein Kosten- und Finanzierungsplan?

Du planst ein Vorhaben, eine Aktion oder ein Projekt, bei dem Ausgaben anfallen werden. Für diese Ausgaben brauchst du Geld. Im Kosten und Finanzierungsplan stellst du genau das gegenüber: Du listest deine Ausgaben auf und stellst dem eine Liste mit den Einnahmen gegenüber, über die du diese Ausgaben finanzierst. Dabei gilt die Regel:

Einnahmen minus Ausgaben = Null

Es bietet sich an, dazu eine Tabelle zu nutzen, eine kostenlose Vorlage für einen Kosten- und Finanzierungsplan findest du im Download.

Grundsätzlich klingt das ganz einfach. Es ist auch keine große Kunst, für die man studiert haben müsste, aber es gilt doch, einige Dinge zu beachten. Bei diesem Teil deines Antrages geht es um bares Geld, es ist ärgerlich, wenn dir hier Fehler unterlaufen, und du am Ende auf einem Teil der Kosten sitzen bleibst.

Dafür ist der Kosten- und Finanzierungsplan wichtig

Der Kosten- und Finanzierungsplan ist sowohl für dich als Antragsteller als auch für den Förderer, bei dem du ihn einreichst, sehr wichtig:

Deine Kalkulation

Du kalkulierst hier deine Projektkosten und errechnest, wieviel Geld du benötigst, um dein Vorhaben durchzuführen. Nicht unwichtig für dich und natürlich relevant für deinen Förderer, er sieht auf einen Blick, was du von ihm haben möchtest.

Was benötigst du wofür?

Du zeigst, wofür das Geld benötigt wird, denn im Kosten- und Finanzierungsplan listest du die einzelnen Kostenpositionen mit den jeweiligen Beträgen auf. Welche Kosten- und Finanzierungsarten es gibt  erkläre ich dir in Teil II. Wie detailliert du das machen solltest – dazu später mehr.

Und wie finanzierst du das?

Du zeigst, wie du die Finanzierungslücke schließen willst. Leider ist es nur selten der Fall, dass Förderer 100% der anfallenden Kosten übernehmen. Eine der Ausnahmen ist das Programm „Noch viel mehr vor“ von Aktion Mensch, oft liegt der Fördersatz aber bei 50-70%. Den Rest musst du selber aufbringen, über Eigenmittel oder andere Finanzierungsquellen. Auch dazu später mehr.

Der verbindliche Plan

Viele Förderer legen den Finanzierungsplan ihrer Bewilligung zugrunde, das heißt, dass er verbindlich für die Ausgaben deines Projektes ist, du legst sie in diesem Plan fest. Nur die Kosten, die hier stehen, kannst du auch verausgaben. Was du hier nicht beantragt hast, wird nicht gefördert werden. Spätestens im Verwendungsnachweis werden solche nicht beantragten Kosten gestrichen und mindern möglicherweise deinen Zuschuss.

Wie gehst du also am besten vor? Hier ein paar Hinweise, die dir weiterhelfen:

Kosten zusammenstellen

Bestimmt fallen dir auf Anhieb einige Kosten ein, die in deinem Vorhaben anfallen werden. Bestimmt wirst du aber auch das ein oder andere vergessen, du wärst nicht der erste….

Um dieses Risiko zu vermindern empfehle ich dir, deine Antragsbeschreibung in Ruhe durchzulesen. Überlege dir bei jedem Punkt, jeder Aktion, was du an Material, an Manpower, an Werbung etc. benötigst, um sie konkret durchzuführen. Ich mache das so, und stoße dabei immer wieder auf Kosten, die ich im Kostenplan noch nicht berücksichtigt hatte. Hilfreich kann auch die Aufstellung möglicher Kosten im Teil zwei dieser Minibeitragsreihe sein. Lass dich dort inspirieren!

Wie detailliert muss das sein?

Wie weit solltest du deine Kosten herunterbrechen? Jeden Stift einzeln aufführen? Oder lieber doch einfach eine Position „Material“ benennen und dort später alles abrechnen, was du vergessen hast, zu beantragen?

Ich empfehle dir wieder den Mittelweg. Fasse alle Positionen zusammen, die zusammenpassen und sei nicht zu detailliert. Je kleinteiliger dein Kostenplan ist, umso weniger „Rangiermasse“ hast du später im Verwendungsnachweis. Denn dort – ich sagte es bereits – musst du die Kosten nachweisen, die du jetzt im Kostenplan aufstellst.

Du kannst davon ausgehen, dass die Kosten in der Projektdurchführung selbst bei sorgfältigster Planung von deiner Kalkulation abweichen werden. Mal nach oben, mal nach unten. Solange sich diese Verschiebungen innerhalb einer Kostenposition ausgleichen, ist das kein Problem. Das geht aber ja nur, wenn du sie zusammengefasst hast, wo das geht.

Beispiel: Für die Öffentlichkeitsarbeit fallen folgende Kosten an: Grafik des Flyers: 200 €, Druck: 150 €, Plakate 20 €, Homepage 300 €.  Statt diese Kosten alle einzeln zu benennen, fasse sie zusammen:

Kosten der Öffentlichkeitsarbeit (Flyer Grafik und Druck, Plakate und Homepage):670 €

Ist die Grafik dann vielleicht teurer, der Druck aber dafür billiger, fängt sich das auf.

Denke bei deiner Aufstellung bitte immer daran, dass dein Förderer wissen möchte, wofür du das Geld ausgibst. Deine Aufstellung sollte bei aller Zusammenfassung immer noch aussagekräftig und nachvollziehbar bleiben.

Lieber höhere Kosten ansetzen? Oder besser weniger?

Auch hier gilt: Wähle den Mittelweg, denn beide Alternativen haben Nachteile.

Offensichtlich ist es unklug, die Kosten zu niedrig anzusetzen, denn dann bleibst du auf einem Teil deiner Kosten sitzen.  

Genauso unklug ist es auch, sie zu großzügig zu kalkulieren und im Projektverlauf weniger auszugeben als im Plan veranschlagt. Sind deine Kosten im Verwendungsnachweis geringer als im Antrag, wird häufig der Zuschuss gekürzt. Das ist also keine schlaue Strategie. Wie sich das genau auswirkt, kannst du im Beitrag „Der zahlenmäßige Nachweis“ nachlesen, dort findest du auch ein Beispiel.

Versuche also, so realistisch wie möglich zu kalkulieren. Solltest du im Projektverlauf merken, dass deine Kalkulation nicht aufgeht, sprich mit deinem Förderer. Und mach das auf jeden Fall, bevor der Verwendungsnachweis fällig wird! Möglicherweis kannst du dann noch einen Änderungsantrag stellen, so dass dir kein Zuschuss verloren geht.

Hebe deine Kalkulation gut auf!

Die Kalkulation und Berechnung der einzelnen Kosten wird in der Regel nicht in den Kostenplan aufgenommen, dort steht nur die Endsumme deiner Berechnungen. Wie auch immer du kalkulierst, ob in Excel oder auf einem Blatt Papier, ich empfehle dir, dieses Blatt gut aufzuheben. Bis zur Bewilligung deines Antrages kann einige Zeit vergehen. Wenn sie dann kommt fragst du dich unter Umständen, wie du bloß auf die Zahlen gekommen bist. Ein Blick auf deine Kalkulation kann dann sehr erhellend sein.

Was mache ich mit den Regelkosten?

Als Regelkosten bezeichne ich die Kosten für regelmäßige Aktivitäten deiner Organisation wie zum Beispiel Leitungsrunden, regelmäßige Treffen oder Aktionen, die deine Organisation vor dem Projekt schon hatte und auch nach dem Projekt weiterführen wird. Um es mit einem Wortspiel zu sagen – die Regelkosten sind in der Regel nicht förderfähig. Gerade sie zu decken und die Organisation ein Stück finanziell zu entlasten, wäre aber sehr hilfreich. Es gibt Möglichkeiten, das zu tun und die Regelkosten in einen Antrag einzubinden. Das geht dann, wenn du sie mit dem Projekt verknüpfen kannst.

Ein Beispiel: Ihr gebt eine regelmäßige Mitgliederzeitung heraus. In dieser Zeitung berichtet ihr über das Projekt. Brich die Kosten der Zeitung auf die einzelne Seite herunter und stelle die Anzahl an Seiten mit der Projektberichterstattung in den Kostenplan mit ein.

Vielleicht kannst du Ähnliches mit Aktionen machen, die deine Organisation regelmäßig durchführt und die Kosten verursachen. Kannst du sie mit deinem Vorhaben verknüpfen? Dienen sie vielleicht der Vernetzung oder um dein Vorhaben zu bewerben? Neue Zielgruppen zu gewinnen? Öffentlichkeitsarbeit zu machen? Erfahrungsaustausch? Steuerungsgruppe? Hier musst du ein bisschen querdenken. Nicht immer ist es möglich, Regelkosten mit aufzunehmen, aber der Versuch lohnt auf jeden Fall, denn gelingt es, kannst du das Budget deiner Organisation entlasten.

Soweit die Tipps für den Kostenplan, im nächsten Beitrag geht es um die konkreten Kostenarten und natürlich darum, was du auf der Finanzierungsseite deines Kosten- und Finanzierungsplanes eintragen kannst.