Kategorie „Alte Schätze“

Über die Jahre haben sich im Blog viele Beiträge angesammelt, darunter einige Schätze, die es wert sind, gehoben und noch einmal gelesen zu werden. Einer davon ist dieser hier, „Wirtschaftlichkeit im Kosten und Finanzierungsplan“, erstmals veröffentlicht im März 2021.

Der Kosten- und Finanzierungsplan gehört zu jedem Antrag dazu, er wird von deinem Förderer aufmerksam geprüft. Manch einer tut sich schwer, den Kosten- und Finanzierungsplan aufzustellen, eine Entscheidungshilfe bei der Frage, welche Kosten du in welcher Höhe ansetzt, kann das Prinzip der Wirtschaftlichkeit sein. Was das heißt, erfährst du in diesem Beitrag.

Wirtschaftlich, sparsam, notwendig

Im Grunde ist mit dieser Überschrift schon alles gesagt. Die Kosten, die du in den Antrag aufnimmst, sollen wirtschaftlich sein, du sollst Gelder sparsam verwenden und natürlich nur diejenigen Kosten dem Projekt zuordnen, die auch wirklich durch das Projekt verursacht werden.

Wenn dir das alles klar ist, brauchst du eigentlich gar nicht weiterlesen. Sollten ein paar Beispiele dir aber doch weiterhelfen können, dann bleib dran.

Bevor es aber zu diesen Beispielen geht, gibt es erst noch ein winziges bisschen Hintergrundwissen.

Was soll das?

Warum sind diese drei Grundsätze wichtig und machen vielleicht auch dir das Leben schwer? Hier hilft ein Perspektivwechsel auf die Seite deines Förderers. Die Fördermittel, die er zur Verfügung hat, sind begrenzt, und natürlich möchte er sie möglichst effizient einsetzen und eine größtmögliche Wirkung damit erzielen.

In der Regel darfst du davon ausgehen, dass dein Antrag in Konkurrenz mit anderen Anträgen steht, und wie bei vielen anderen Entscheidungen auch, sind natürlich die Kosten der verschiedenen Projekte ein Entscheidungskriterium. Wer hier nachvollziehbar und sparsam wirtschaftet, kann einen Vorteil gegenüber anderen Anträgen haben, die eher großzügig mit den Finanzen umgehen. Doch dazu später mehr.

Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit von Projektkosten wird im Bereich der öffentlichen Förderer besonders genau überprüft. Der Grund dafür ist folgender: Öffentliche Gelder sind beziehungsweise waren Steuergelder. Jeder öffentliche Förderer muss ihre Verwendung nachweisen und wird dahingehend auch geprüft. Um einer solchen Prüfung standzuhalten gibt es im öffentlichen Bereich strengere Regeln als bei den meisten Stiftungen. Die der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gehört dazu, sie gilt übrigens für alle Kosten deines Antrages, egal, ob Sachkosten, Honorar- und Personalkosten oder investive Kosten.

So. Genug der Vorrede, lass uns genauer schauen, was Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit konkret bedeuten für deinen Kosten- und Finanzierungsplan.

5 Kriterien der Wirtschaftlichkeit

Um den Begriff der Wirtschaftlichkeit etwas aufzudröseln gebe ich dir hier fünf Kriterien, anhand derer du deine Projektkosten überprüfen kannst.

1. Notwendigkeit

Sind die einzelnen Kostenpositionen deines Kostenplanes notwendig, um das Projekt durchzuführen?

Gibt es zu einzelnen Positionen vielleicht andere Lösungen, die preiswerter wären?

Beispiel: Ein Träger stellt einen Antrag auf Förderung einer großen eintägigen Konferenz. Um das Catering der Teilnehmenden sicherzustellen, möchte er einen großen Kühlschrank kaufen, um Getränke und Gerichte kühl zu halten.

Der Förderer hat diese Position des Antrages nicht bewilligt, der Antragsteller muss nach preiswerteren Alternativen schauen. Das Beispiel zeigt aber, dass ein Kauf nicht immer notwendig ist, vielleicht geht Leihen ja auch.

Beispiel: „Total digital“ fördert digitale Leseprojekte in Bibliotheken. Die dazu notwendigen Endgeräte sind aber nicht automatisch Bestandteil der Förderung, vielmehr werden sie nur dann gefördert, wenn der Antragsteller nachweisen kann, dass Kaufen billiger als Leihen ist.

2. Angemessene Kosten

Damit sind wir auch schon fast beim nächsten Punkt, die Kosten müssen angemessen sein. Für eine eintägige Veranstaltung in einen Kühlschrank zu investieren ist nicht angemessen.

„Angemessen“ gibt dir aber auch etwas Spielraum, denn nicht immer musst du die preiswerteste Variante für dein Projekt wählen, tust du das nicht, musst du aber begründen, warum.

Beispiel: Du planst eine Veranstaltung mit Fachpublikum und willst zu dem Thema der Veranstaltung eine Koryphäe einladen. Das Honorar dieser Person liegt deutlich über dem üblichen Satz.

Diese Kosten können durchaus angemessen sein, zum Beispiel, wenn deine Veranstaltung eine gewisse Größe oder Strahlkraft hat oder das Thema eine besondere Relevanz. Hier liegt es an dir, die höheren Kosten zu begründen.

Setzt du hingegen eine Koryphäe oder einen hochqualifizierten und deswegen hochpreisigen Künstler ein, um einen Workshop mit Kita-Kindern durchzuführen, wird das bei deinem Förderer wohl ein Stirnrunzeln auslösen, denn hier hättest du andere Möglichkeiten, ohne dadurch dein Projekt zu gefährden.

3. Marktübliche Höhe

Die Kosten, die du für dein Projekt ansetzt, sollten eine marktübliche durchschnittliche Höhe aufweisen, also dem normalen Standard entsprechen. Manche Förderer fordern ab einer bestimmten Kostenhöhe dazu auch Vergleichsangebote, um prüfen zu können, ob dein Kostenansatz in dieser Höhe notwendig ist.

Bist du dir nicht ganz sicher, was denn marktüblich ist, nutze eine Suchmaschine und google Kosten zum Beispiel von Materialien oder anderen Positionen deines Kostenplanes.

4. Der normale Standard

Auf den normalen Standard würde ich gerne noch einmal zurückkommen, ich hatte ihn im vorigen Punkt erwähnt. Hier gibt es ein schönes Beispiel:

Ein Antragsteller setzt für seine Projektkraft Kosten für ein Mobiltelefon in den Kostenplan. Er möchte ein iphone für 800,- Euro anschaffen.

Du kannst es dir vielleicht schon denken, diese Kosten wurden nicht bewilligt. Für manche Menschen mag das iphone der normale Standard sein, für viele ist es das jedoch nicht. Der normale Standard geht von einem Durchschnittsmenschen mit einem Durchschnittseinkommen aus, berücksichtige das, wenn du deine Kosten kalkulierst.

5. Niveau halten

Das letzte Kriterium hat wieder etwas mit dem normalen Standard zu tun: Kosten sind notwendig, wenn die preiswertere Variante das Niveau unter den normalen Standard sinken lassen würde.

Wenn du also ein Seminar mit Übernachtung planst, musst du kein preiswertes Haus mit Toilette auf dem Gang wählen. Es darf dann schon die nächst-teurere Variante sein, die Zimmer mit eigener Toilette bietet, schließlich ist das der normale Standard.

Fazit

So unterschiedlich die verschiedenen Projekte sind, so unterschiedlich sind auch die Kostenpositionen in den Anträgen. Natürlich ist es immer ein Abwägen, nehme ich diese Position in dieser Höhe rein oder doch eher nicht? Wenn du dabei die fünf genannten Kriterien zugrunde legst, solltest du aber auf einem guten Weg sein.